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Il conguaglio IRPEF di fine anno è il ricalcolo definitivo, nella busta paga di dicembre, delle imposte che il dipendente deve pagare.

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di Antonio Maroscia – 4 Dicembre 2023

La busta paga di dicembre coincide, fra le altre cose, con quell’operazione chiamata conguaglio fiscale ovvero il conguaglio Irpef di fine anno tramite il sostituto d’imposta. Questa operazione serve a stabilire in via definitiva l’ammontare delle imposte (Irpef) che il dipendente deve versare all’Erario sulla retribuzione erogata nel corso dell’anno dal datore di lavoro, che sarà pari al totale dell’imposta lorda al netto delle detrazioni fiscali conosciute dal datore di lavoro.

E’ noto infatti che sulle retribuzioni percepite nel corso di ciascun anno solare o periodo d’imposta (1 gennaio – 31 dicembre) il dipendente deve pagare delle “tasse” (non me ne vogliano tecnici e puristi, si tratta solo di una semplificazione). Di conseguenza l’ammontare delle imposte definitivo dovuto allo Stato è noto solo in corrispondenza della retribuzione di dicembre. Il datore di lavoro, quale sostituto d’imposta, trattiene le imposte dalla busta paga e le versa all’erario tramite modello F24. N.B. Questa operazione di conguaglio può avvenire anche al termine di un contratto a tempo determinato. Infine il conguaglio dell’IRPEF definitivo, ove fosse necessario, si potrà fare nella dichiarazione dei redditi (es. modello 730) da presentare nell’anno solare successivo al periodo d’imposta: pensiamo ad esempio a redditi aggiuntivi da dichiarare, oppure a detrazioni d’imposta non inserite in busta paga.

Questa operazione di conguaglio di fine anno potrebbe portare ad un rimborso oppure ad una trattenuta nella busta paga di dicembre e di conseguenza la retribuzione potrebbe essere maggiore o inferiore al normale. Ma prima di vedere come funziona e come si procede riepiloghiamo in breve come avviene il calcolo e la tassazione IRPEF in busta paga.

Calcolo e tassazione IRPEF in busta paga: come funziona

Nel corso dell’anno l’azienda, quale sostituto d’imposta, calcola, trattiene e versa le imposte per conto del lavoratore, attraverso una diminuzione del suo compenso mensile. L’imposta, al netto delle detrazioni (lavoro dipendente e familiari a carico) così trattenuta dalla busta paga viene pagata poi dal datore di lavoro tramite F24 il 16 del mese successivo a quello di paga.

Ma come si calcola l’imposta da trattenere? Quando vengono elaborati i cedolini, l’ufficio paghe o il consulente / professionista per conto del datore, simula quale sarà la retribuzione complessiva dell’anno, prendendo a riferimento il compenso dello stesso mese di gennaio, perché è l’unico dato noto.

Il risultato della simulazione è preso come riferimento per calcolare le tasse da trattenere dal compenso mensile. Dalla tassazione IRPEF lorda vanno poi scalate le eventuali detrazioni fiscali per lavoro dipendente e per familiari (figli o moglie) a carico, sulla base della documentazione fornita dal lavoratore.

Lo stesso meccanismo avviene per i mesi successivi fino ad arrivare a dicembre (mese del conguaglio fiscale di fine anno).

Qual è il significato di conguaglio

Prima di procedere oltre vediamo in breve qual è il significato della parola conguaglio. Con il termine conguaglio si intende un importo che si è tenuti a corrispondere o a ricevere per pareggiare un debito o un credito nei confronti del Fisco nel nostro caso. Serve cioè a pareggiare i conti a fine anno.

A seconda delle situazioni, sarà necessario pagare delle somme aggiuntive (conguaglio a debito), oppure avere dei soldi in più in busta paga (conguaglio a credito).

Il conguaglio è conosciuto perchè legato alle bollette di luce e gas, ma nel nostro caso si applica anche al lavoro e alla busta paga.

Conguaglio IRPEF di fine anno: credito o debito in busta paga di dicembre 2023

Se dalle operazioni di conguaglio emerge che le tasse prelevate nel corso dell’anno al dipendente sono superiori rispetto a quanto effettivamente dovuto nel periodo d’imposta (sulla base del reddito complessivo e definitivo) si parla di “conguaglio a credito” e al dipendente spetta un rimborso in busta paga (sempre di dicembre) pari all’importo delle imposte trattenute in più.

Qualora invece dal conguaglio emerge che l’Irpef pagata dal dipendente nel corso dell’anno è inferiore a quella effettivamente dovuta si tratta di un “conguaglio a debito” e al dipendente verrà trattenuta in busta paga una somma pari alle tasse non versate.

Ricordiamo infine che il conguaglio definitivo potrà essere fatto anche con la dichiarazione dei redditi, ovvero tramite modello 730. Può capitare ad esempio che vi siano maggiori detrazioni, perchè il lavoratore non le ha comunicate prontamente al datore di lavoro, oppure vi siano da calcolare nuovi bonus fiscali o detrazioni fiscali per spese sostenute nel corso dell’anno. In questo caso si avrà ancora Irpef a debito o a credito da calcolare tramite il 730.

Vediamo nel dettaglio come vengono effettuate le operazioni di conguaglio da parte del datore di lavoro e quali sono gli elementi da considerare.

Conguaglio Irpef: come si procede al calcolo

In corrispondenza della busta paga di dicembre, il consulente del lavoro o l’addetto paghe e contributi procede, attraverso l’ausilio di appositi software, ad una serie di operazioni per il calcolo del Conguaglio IRPEF di fine anno; ovvero al calcolo definitivo dell’IRPEF, delle addizionali comunali e regionali.

Calcolo del totale delle retribuzioni

Stabilire l’ammontare delle retribuzioni è il primo passo da compiere per le operazioni di conguaglio. L’ufficio paghe o il professionista / studio per conto dell’azienda sommerà i compensi su cui calcolare le tasse (cosiddetto imponibile fiscale) maturati dal dipendente ogni mese da gennaio a dicembre (comprese le mensilità aggiuntive come tredicesima e quattordicesima).

Il totale rappresenta il monte retributivo per stabilire l’Irpef effettivamente dovuta dal dipendente.

Esempio:

• Gennaio 2023 imponibile Irpef euro 1.520,00;
• Febbraio 2023 imponibile Irpef euro 1.520,00.

Ipotizzando che per tutti i mesi restanti (tredicesima compresa) l’imponibile sia sempre pari a euro 1.520,00 ne consegue che la retribuzione utile ai fini del calcolo dell’Irpef (complessiva ed effettiva) dell’anno sarà pari a 1.520,00 * 13 = 19.760,00 euro.

Calcolo dell’imposta lorda attraverso aliquote e scaglioni IRPEF

Il secondo passo è stabilire l’imposta lorda (che non è l’importo definitivo dovuto dal dipendente). Per farlo, è necessario applicare le aliquote Irpef fissate dalla legge (art. 11 DPR n. 917/86), diverse a seconda degli scaglioni di reddito complessivo. A tal proposito ricordiamo che aliquote e scaglioni sono cambiati nel 2022 (e cambieranno ancora nel 2024). Riportiamo qui di seguito la tabella aggiornata e valida fino al 2023.

IRPEF 2023 aliquote

Esempio di calcolo IRPEF a conguaglio

Il calcolo si effettua prendendo il reddito complessivo (riprendendo il nostro esempio 19.760,00 euro) e assoggettare la quota fino a 15.000 euro all’aliquota del 23%, l’eccedenza al 25% (anziché il 27% come era fino al 2021):

• 15.000 * 23% = 3.450 euro;
• Il reddito restante al 25% cioè (19.760 – 15.000 = 4.760) 4760 * 25% = 1190,00.

Di conseguenza l’imposta lorda dovuta per l’anno 2022 sarà pari a 3.450 + 1.190,00 = 4.640,00.

Confronto con le ritenute già operate

Ultimo passaggio è il confronto con le ritenute già operate nell’anno. Si somma l’Irpef trattenuta in ogni mese da gennaio a dicembre e la si confronta con l’imposta netta ottenuta dalle operazioni di conguaglio e calcolata sulla retribuzione annua effettiva.

Riprendendo l’esempio precedente le situazioni che possono svilupparsi sono due:

• Le ritenute già operate nell’anno dal datore (esempio euro 2.530,00) sono inferiori all’imposta netta calcolata in sede di conguaglio (euro 2.884,90 di cui sopra), in questo caso il datore dovrà trattenere dalla busta paga di dicembre 2023 la differenza di euro 354,90 (2.884,90 – 2530,00);
• Le ritenute già operate nell’anno dal datore (esempio euro 2.985,30) sono superiori all’imposta netta calcolata in sede di conguaglio (euro 2.884,90 di cui sopra), in questo caso il datore dovrà rimborsare la differenza al dipendente nella busta paga di dicembre 2019 pari ad euro 100,40 (2.985,30 – 2.884,90).

Addizionale regionale e comunale in busta paga

Il reddito effettivo dell’anno proveniente dalle operazioni di conguaglio è la base su cui si calcoleranno le addizionali regionali e comunali.

L’addizionale regionale si calcola sul reddito complessivo del 2021 e si tratterrà nel corso del 2021.

Per l’addizionale comunale, invece, vige un sistema di acconto / saldo:

• L’acconto 2024 (pari al 30%) da trattenere nello stesso anno è calcolato sul reddito effettivo del 2021 proveniente dalle operazioni di conguaglio;
• Il saldo 2023 (da trattenere nel 2023) è pari all’aliquota applicata al reddito effettivo del 2023 cui è sottratto l’eventuale acconto 2023 pagato l’anno precedente.

Detrazioni fiscali

Dal calcolo dell’imposta lorda andranno sottratte le detrazioni fiscali note al datore di lavoro, come quelle da lavoro dipendente o moglie e altri familiari a carico. Fatta questa operazione avremo l’imposta netta dovuta dal dipendente all’erario.

Cos’è Il Codice Tributo 1001?

Per finire la nostra guida al conguaglio IRPEF busta paga vediamo ora cos’è e come funziona il Codice Tributo 1001. Si tratta di uno dei codici previsti dall’Agenzia delle Entrate ed è utilizzato dai datori di lavoro quali sostituti d’imposta per il versamento dell’IRPEF dovuta su retribuzione, mensilità aggiuntive e infine per il conguaglio.

La cifra che il lavoratore trova sul cedolino indicata ad esempio alla voce “irpef cod 1001 cong” sarà poi versata dal datore di lavoro direttamente al Fisco tramite modello F24 indicando proprio il codice tributo 1001.