GOVERNANCE AML: Le nuove disposizioni della Banca d’Italia su organizzazione, procedure e controlli interni in materia di antiriciclaggio | Studio Legale Tidona e Associati #finsubitoagevolazioni

© Tutti i diritti riservati. Vietata la ripubblicazione cartacea ed in internet senza una espressa autorizzazione scritta. È consentito il link diretto a questo documento.

Di Antonio Pezzuto, ex Dirigente della Banca d’Italia

Il 16 giugno 2022 l’EBA ha pubblicato gli “Orientamenti sulle politiche e le procedure relative alla gestione della conformità e al ruolo del responsabile antiriciclaggio” (EBA/GL/2022/05). Essi sono volti ad armonizzare l’assetto di governance e dei controlli interni in materia di antiriciclaggio, fornendo indicazioni dettagliate su ruolo e compiti degli organi aziendali e del titolare della funzione antiriciclaggio, nonché sui compiti e sul ruolo del componente del consiglio di amministrazione responsabile per l’antiriciclaggio.

Le linee guida danno attuazione all’articolo 8 della Direttiva (UE) 2015/849 (c.d. IV Direttiva Antiriciclaggio), il quale prevede che gli intermediari bancari o finanziari pongano in essere politiche, controlli e procedure interne per mitigare e gestire in maniera efficace i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

Gli Orientamenti si applicano dal 1° dicembre 2022. Le Autorità competenti dovranno comunicare a EBA, entro il 21 novembre 2022, se sono conformi o intendano conformarsi ai nuovi Orientamenti. In alternativa, sono tenute a indicare le ragioni della mancata conformità.

Il 1° agosto 2023 la Banca d’Italia ha pubblicato il Provvedimento recante modifiche alle “Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni per finalità antiriciclaggio”, che fa seguito alla consultazione condotta con modalità ristretta alle associazioni di categoria rappresentative dei destinatari delle disposizioni in questione[1].

Le Disposizioni, in vigore dal giugno 2019, delineano i presidi in termini di organizzazione, procedure e controlli interni, nonché sistemi informativi dei quali gli intermediari vigilati devono dotarsi per disporre di un efficace e adeguato sistema di governance e di compliance antiriciclaggio basato sul c.d. approccio al rischio (risk based approach).

Il Provvedimento della Banca d’Italia mira soprattutto ad adeguare l’attuale disciplina, contenuta nelle Disposizioni, agli Orientamenti EBA del giugno 2022[2], prevedendo, tra l’altro:

• la nomina di un Esponente aziendale quale responsabile dell’antiriciclaggio[3], disciplinata nella nuova Sezione III-bis della Parte Seconda;
• l’attribuzione di nuovi compiti all’organo di amministrazione;
• la rimodulazione della funzione antiriciclaggio in termini di organizzazione, compiti, responsabilità della funzione ed esternalizzazione;
• l’introduzione di nuovi requisiti organizzativi a livello di gruppo.

Con riferimento al punto sub 1), si prevede che, ferma restando la responsabilità collettiva degli organi aziendali, i destinatari nominino un componente dell’Organo di amministrazione quale Esponente responsabile per l’antiriciclaggio. Tale incarico, che può essere attribuito anche all’amministratore delegato[4] ha natura esecutiva.

In linea con il principio di proporzionalità, in casi debitamente motivati dal complessivo assetto di governance e dal sistema di deleghe adottato dal destinatario[5], l’incarico può essere conferito al direttore generale, a patto che sia preservata l’efficacia della funzione dell’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio..

Possono ricoprire l’incarico di Esponente responsabile per l’antiriciclaggio i consiglieri in possesso dei prescritti requisiti di conoscenza, expertise, competenza e disponibilità di tempo e risorse adeguate ad assolvere efficacemente ai propri compiti.

I destinatari delle Disposizioni sono chiamati a specificare, nella policy antiriciclaggio, le ipotesi di conflitti di interessi e le misure idonee a prevenirli e mitigarli nonché i requisiti dell’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio.

In linea con gli Orientamenti, l’Esponente costituisce il principale elemento di raccordo tra il Responsabile della funzione antiriciclaggio e l’Organo di amministrazione, assicurando che quest’ultimo disponga delle informazioni necessarie per comprendere pienamente la rilevanza del rischio di riciclaggio cui il destinatario è esposto.

All’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio sono attribuiti molteplici compiti, tra cui quelli di: i) coadiuvare l’Organo con funzione di supervisione strategica nelle valutazioni sulla struttura organizzativa e la dotazione di risorse della funzione antiriciclaggio; ii) assicurare che gli organi aziendali siano periodicamente informati in merito alle attività svolte e sulle interlocuzioni intercorse con le Autorità; iii) verificare che il Responsabile della funzione antiriciclaggio prenda visione di tutte le informazioni necessarie per l’espletamento dei propri compiti, disponga di adeguate risorse umane e tecniche e sia informato su eventuali carenze in materia AML/CFT riscontrate dalle altre funzioni di controllo interno e dalle Autorità di vigilanza.

In merito al punto sub 2), si amplia la sfera dei compiti dell’Organo di amministrazione, con l’attribuzione:

• all’Organo con funzione di gestione, del compito di esaminare le proposte di interventi organizzativi e procedurali presentate dal Responsabile della funzione antiriciclaggio e di assicurare, nei casi di esternalizzazione dei compiti operativi della funzione antiriciclaggio, il rispetto della normativa applicabile;
• all’Organo con funzione di supervisione strategica, del compito di: i) nominare e revocare il responsabile antiriciclaggio, sentito l’organo con funzioni di controllo; ii) assicurare che sia approvato, tra l’altro, un sistema di condivisione della documentazione che consenta agli organi aziendali accesso diretto alle relazioni delle funzioni di controllo in materia antiriciclaggio, alle pertinenti comunicazioni intercorse con le autorità e alle misure di vigilanza imposte o alle sanzioni irrogate; iii) valutare, con periodicità almeno annuale, l’attività della funzione antiriciclaggio e l’adeguatezza delle risorse umane e tecniche a sua disposizione; iv) nominare l’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio; v) assicurare che questi sia provvisto dei prescritti requisiti di idoneità e sia tempestivamente informato delle decisioni suscettibili di incidere sull’esposizione al rischio di riciclaggio dell’intermediario.

Quanto al punto sub 3), si prevede che la funzione antiriciclaggio: 1) riferisca, anche per il tramite dell’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio, agli organi aziendali e abbia accesso a tutte le attività dell’intermediario nonché a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti. A tal fine, i destinatarii sono chiamati ad indicare nella policy antiriciclaggio i casi in cui detta funzione aziendale riferisce agli organi aziendali direttamente o per il tramite dell’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio e ad assicurare che la funzione informi direttamente gli organi aziendali almeno in caso di violazioni e carenze significative; 2) possa essere attribuita alla struttura che svolge la funzione di controllo di conformità, a condizione che ciò non pregiudichi l’efficacia e la qualità dei controlli, o a quella di risk management.

Si sottolinea la necessità che i destinatari assicurino la continuità operativa della funzione antiriciclaggio, individuando soluzioni organizzative per i casi di assenza del responsabile, quale la nomina di un sostituto.

Vengono attribuiti alla funzione antiriciclaggio ulteriori compiti, tra cui quello di informare periodicamente gli organi aziendali – direttamente o per il tramite dell’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio – sullo stato di avanzamento delle azioni intraprese per la rimozione delle carenze riscontrate nell’attività di controllo e sull’eventuale inadeguatezza delle risorse umane e tecniche a disposizione della funzione e la necessità di potenziarle.

Si introduce l’obbligo di consultare la funzione antiriciclaggio in tutti i casi in cui l’apertura di un rapporto continuativo con un cliente a rischio elevato sia sottoposta per legge all’approvazione di un alto dirigente.

Si stabilisce che il Responsabile della funzione antiriciclaggio sia in possesso anche dei requisiti di competenza e reputazionali e disponga del tempo necessario all’efficace svolgimento dei suoi compiti.

Viene prevista la possibilità di attribuire la responsabilità della funzione antiriciclaggio all’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio, purché privo di altre deleghe che ne pregiudichino l’autonomia, salvo il caso dell’amministratore unico.

È stato chiarito che l’esternalizzazione può avere a oggetto esclusivamente i compiti operativi della funzione antiriciclaggio, nel rispetto del principio di proporzionalità; non può invece essere oggetto di esternalizzazione la responsabilità della funzione[6].  Si esplicitano poi le attività minime che, in caso di esternalizzazione, competono al Responsabile antiriciclaggio, il quale sarà tenuto a: i) monitorare, attraverso controlli periodici, il rispetto degli obblighi contrattuali e la corretta esecuzione del servizio da parte dell’outsourcer; ii) verificare che il servizio erogato dal fornitore consenta l’efficace adempimento degli obblighi antiriciclaggio; iii) riferire regolarmente agli organi aziendali in merito allo svolgimento dei compiti esternalizzati in modo da assicurare che le misure correttive eventualmente necessarie  siano tempestivamente adottate.

In caso di esternalizzazione della funzione ad altre società del gruppo con sede in Italia, si dispone che i connessi compiti possano essere assegnati a un Referente interno in possesso dei requisiti di indipendenza, competenza, professionali e reputazionali richiesti per il Responsabile antiriciclaggio, purché ciò sia consentito da altre disposizioni della Banca d’Italia in materia di esternalizzazione o delega delle funzioni aziendali di controllo.

Riguardo al punto sub 4), le nuove Disposizioni ampliano la portata e specificano il contenuto dei requisiti organizzativi a livello di gruppo. In particolare, si introduce la figura dell’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio di gruppo e quella del Responsabile antiriciclaggio di gruppo, e si attribuiscono nuovi compiti alla capogruppo.

Spetta alla capogruppo procedere alla nomina dell’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio di gruppo, individuandolo tra i componenti del proprio Organo amministrativo, alla designazione del Responsabile antiriciclaggio di gruppo, nonché all’istituzione, in coerenza con il principio di proporzionalità, di una struttura organizzativa centrale con compiti operativi e di coordinamento.

L’Esponente responsabile per l’antiriciclaggio di gruppo dovrà fungere da punto di contatto tra il Responsabile antiriciclaggio di gruppo e gli Organi con funzione di supervisione strategica e di gestione, assicurando che questi ultimi ricevano tutte le informazioni necessarie per comprendere appieno la rilevanza dei rischi di riciclaggio cui il gruppo è esposto. L’incarico di detto Esponente è di natura esecutiva e tra i suoi compiti rientra anche quello di vigilare sull’operato del Responsabile antiriciclaggio di gruppo, al fine di assicurare che questi svolga in maniera efficace i propri compiti.

Il Responsabile antiriciclaggio di gruppo è chiamato a collaborare con i responsabili delle funzioni antiriciclaggio delle singole componenti del gruppo, incluse quelle estere, garantendo che gli stessi svolgano in maniera coordinata i propri compiti applicando politiche e procedure in linea con quelle di gruppo. Egli è inoltre investito di nuovi compiti, tra cui quello di sovrintendere all’esercizio di valutazione dei rischi di riciclaggio condotto dalle componenti del gruppo e quello di presentare agli organi della capogruppo una relazione annuale sull’esposizione ai rischi di riciclaggio e sulle attività della funzione antiriciclaggio a livello di gruppo.

Il Provvedimento entra in vigore a partire dal 14 novembre 2023 e la nomina dell’esponente responsabile per l’antiriciclaggio dovrà essere effettuata in occasione del primo rinnovo degli organi sociali successivo all’entrata in vigore del Provvedimento e comunque non oltre il 30 giugno 2026.

Note:

[1] Banche, SIM, SGR, SICAV, SICAF, intermediari iscritti nell’albo di cui all’art. 106 TUB, IMEL, IP, succursali insediate in Italia di intermediari bancari e finanziari aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario o in un paese terzo, banche, IP e IMEL aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro Stato membro tenuti a designare un punto di contatto centrale in Italia, società fiduciarie iscritte nell’albo di cui all’art. 106 TUB, confidi, soggetti eroganti microcredito ex art. 111 TUB, Poste Italiane per l’attività di bancoposta e Cassa DD.PP.

[2] Per gli intermediari vigilati dalla Banca d’Italia, le Disposizioni sono in larga misura conformi agli Orientamenti EBA.

[3] Tale figura è già prevista dalla IV Direttiva Antiriciclaggio, modificata dalla Direttiva (UE) 2018/843 (c.d. V Direttiva Antiriciclaggio).

[4] Cfr. Nota di chiarimenti della Banca d’Italia del 9.1.2024.

[5] Possono costituire casi che giustificano l’attribuzione dell’incarico di Esponente responsabile per l’antiriciclaggio al direttore generale le ipotesi di assenza di esponenti esecutivi nell’Organo di amministrazione; organi di ridotte dimensioni; particolare onerosità, in termini di tempo, del conferimento dell’incarico a esponenti esecutivi.

[6] Cfr. Documento di consultazione.

Rivista di Diritto Bancario Tidona – www.tidona.com – Il contenuto di questo documento potrebbe non essere aggiornato o comunque non applicabile al Suo specifico caso. Si raccomanda di consultare un avvocato esperto prima di assumere qualsiasi decisione in merito a concrete fattispecie.
Le informazioni contenute in questo sito web e nella rivista “Magistra Banca e Finanza” sono fornite solo a scopo informativo e non possono essere ritenute sostitutive di una consulenza legale. Nessun destinatario del contenuto di questo sito, cliente o visitatore, dovrebbe agire o astenersi dall’agire sulla base di qualsiasi contenuto incluso in questo sito senza richiedere una appropriata consulenza legale professionale, da un avvocato autorizzato, con studio dei fatti e delle circostanze del proprio specifico caso legale.